فصل ۲۷ – گزارش برای سازمان ثبت (شعبه املاک، ثبت منطقه)، شورای عالی ثبت (شعبه اسناد، هیئت نظارت)
۳۸۹
قسمت املاك
بند ۳۸۹- در هر مورد كه واحدهای ثبتی برای طرح موضوع در هیئت نظارت گزارشی ارسال میدارند باید بر طبق آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مصوب شانزدهم اردیبهشت ماده ۱۳۵۲ باشد.بند ۳۰۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر
سال ۴۹
۳۹۰
نحوه ارسال گزارش به هیئت نظارت
بند ۳۹۰- چون با اصلاح ماده ۲۵ قانون ثبت، تشكیل هیئتهای نظارت در مراكز استانها ممكن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصور اینكه رسیدگی به هرگونه اشكال ثبتی در صلاحیت هیئت نظارت است به ارسال گزارشهائی بی مورد مبادرت و با این اقدام اوقات هیئت نظارت را ضایع و در كارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه نمایند، بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی كه رسیدگی به آن در صلاحیت هیئت نظارت نمیباشد خودداری و كارشناسان منطقه نیز موظفند كه گزارشهای ارسالی ثبت شهرستانها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق نظر خود را دایر براینكخ مورد با كدامیك از موارد قانون منطبق است در ذیل گزارش قید و صریحاً بصلاحیت و یا عدم صلاحیت هیئت نظارت اظهار نظر و سپس گزارش را تكمیل و جهت طرح در هیئت نظارت تسلیم نمایند.ضمناً تعیین تكلیف و حل مشكلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردیكه رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیئت نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید كاركرد هیئت نظارت را كه حاوی تعداد موجودی وارده و آراء صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان
موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال دارند.
۳۹۱
نحوه اجراء ماده ۱۴۹ قانون ثبت در مورد اضافه مساحت
بند ۳۹۱- چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجراء ماده ۱۴۹ قانون ثبت و اضافه مساحت املاك، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذكور و ختم جریان پرونده اقدام قانون بعمل آورد و در صورتیكه بتشخیص رئیس ثبت محل موقوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت نباشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب
را به اداره كل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و كامل موضوع، چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص ندارد یعنی موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم نظر ثبت محل را تأیید و موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم میتواند در مورد اصلاح سند مالكیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش
ثبت محل جریان را در هیئت نظارت منطقه مطرح نمایند.بخشنامه شماره ۳۵۴۹/۳-۲۶/۱۲/۶۳
۳۹۲
گزارش برای اصلاح حدود- مساحت- طول اضلاع
بند ۳۹۲- در مورد گزارشهائی كه برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملك (بالاخص نسبت به املاك ثبت شده) مشروط بر اینكه در شمول ماده ۱۴۹ قانون ثبت و بند ۳۹۱ این مجموعه تباشذ برای طرح در هیئت نظارت فرستاده میشود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز نقشه و كروكی ملك مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینكه هیچگونه تجاوزی بحدود و حقوق مجاورین داخل كادر نمیشود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود.بند ۳۱۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ (اصلاحی) و بخشنامه شماره ۳۵۴۹/۳-۲۶/۱۲/۶۳
۳۹۳
نحوه عمل و حدود اختیارات و وظائف هیئتهای نظارت
بند ۳۹۳- با آنكه موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی اختیارات و وظایف هیئتهای نظارت معلوم و مشخص گردیده و برطبق ماده پنج آئیننامه اجرائی قانون مزبور آراء صادره از هیئتهای نظارت باید مستدل
و مستند بماده قانونی باشد، معهذا بطوریكه ملاحظه میشود این مراتب در بعضی از هیئتهای نظارت مورد توجه قرار نگرفته است هر چند این قبلی آراء بر اثر شكایت و تجدید نظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره ۴ ماده ۲۵ اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته میشود، با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشكالاتی خواهند نمود لذا با توجه به آرائی كه در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذكر نكات زیر را لازم و ضروری میداند: بعضاً مشاهده میشود با آنكه موضوع مورد طرح در هیئت نظارت با هیچیك از شقوق ماده ۲۵ اصلاحی و ماد ۱۴۶ و ۱۴۷ الحاقی به قانون ثبت منطبق نیست و هیئت نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت بموضوع بوده، معهذا با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنكه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آئیننامه و ذكر مستند قانونی رأی از
همین جهت است كه هیئت نظارت بصلاحیت خود توجه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید، در بعضی دیگر از آراء صادره با اینكه هیئت نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده معهذا تعیین تكلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موكول
نموده اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد كه هیئت نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رأی بر عدم وقوع اشتباه داده، لیكن در پایان رأی خارج از حدود وظیفه قانونی تكلیفی نیز معین نموده است و حال آنكه وقتی هیئت نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز
نمیباشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت نظارت اعلام شودو دیگر تعیین تكلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد. لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینكه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد
بذكر مراتب ذیل مبادرت میشود: (در مورد تفكیك باقیمانده پلاكی كه منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیئت نظارت ثبت یكی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاكی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورایعالی ثبت رأی شورا بدین شرح صادر شده است: «هیئت نظارت در دو مورد مذكور در شق ۶ ماده ۲۵ اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفكیكی رسیدگی ولدی الاقتضا رفع اشتاه مینماید و خارج از آن تكلیفی ندارد بنابراین در صورتیكه عملیات تفكیكی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاك نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است» و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره ۴ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت، از لحاظ وحدت رویه نظر شورایعالی ثبت برای هیئتهای نظارت لازم الاتبع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیئتهای نظارت مناطق با عنایت بموارد مذكور بتكلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجه لازم را مبذول فرمائید. بخشنامه ۸۳۲۸/۳-۱۹/۱۱/۵۲
۳۹۴
نحوه تهیه گزارش به هیئت نظارت، اجرای فراز ۳ نظریه كمیسیون مربوط به تعیین روشها
بند ۳۹۴- در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی كه در عملیات مقدماتی ثبت یا بعد از صدور سند مالكیت رخ داده و برحسب مورد بمنظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئتهای نظارت تهیه میشود بطوریكه سوابق تمر حاكیست در گذشته نسبت باین موضوع نكاتی كه محتاج بتذكر و راهنمائی بوده است طی بخشنامه ها و آئیننامه قانون اصلاحی بادارات ثبت ابلاغ و تعیین تكلیف شده است، بنا بمراتب آنچه قابل توجه و تذكر میباشد این است كه ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگهای اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً بنحو ذكر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده و یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجه و هرگا از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی بنوع ملك و كم و كیف آنكه در اظهارنامه ذكر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان بصحت آن بجریان تحدید حدود و عملیات تفكیكی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب
فوق با ذكر مورد تهیه نمایند كه پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی بسایر جهت نباشد و چه بسا دیده شده قبل از اینكه بوضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و بصحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنكه هرگاه در
مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد كه موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است نكته قابل توجه دیگر ذكر مطالب زائد است مثلاً در نام یا یكی از مشخصات متقاضی اشتباه شده
و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر بنظر میرسد، در این مورد بجای اینكه بذكر رئوس مطالب مربوط بموضوع اشتباه بپردازند بذكر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این كار احیاناً در ذكر تاریخ انتشار یكنوبت از آگهی ضمن پاكنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تكرار مكاتبه را فراهم مینماید در صورتیكه در این مورد احتیاجی بذكر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشر نیست، منظور اینكه هر قدر گزارشهای ارسالی روشن و كوتاه و فقط بذكر مطلب مورد اشتباه و مبتلا به اكتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظ مقرون بمصلحت اداری است بویژه آنكه در موقع تهیه گزارش همانطور كه فوقاً تذكر داده شده پرونده امر از اولین برگ تشكیل شده بدقت رسیدگی و در هر مورد كه اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پورنده گزارش مجزا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج باخذ توضیح و مكاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممكنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تكلیف شود.بخشنامه ۶۴۷۶/۳-۷/۱۱/۵۳
۳۹۵
ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملك در گزارشهای ارسالی
بند ۳۹۵- در كلیه مواردیكه برای اصلاح سند مالكیت و ثبت دفتر املاك در مقام كسب تكلیف بر می آیند در این قبلی موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملك یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً
قید و گواهی نمایند تخلف از این دستور موجب پیگرد خواهد بود. (بند ۴۵۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹۹.
۳۹۶
نحوه عمل هیئتهای نظارت در صدور رأی
بند ۳۹۶- با اینكه در ماده ۵ آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مقرر گردیده (آراء صادره هیئت نظارت باید مستند بمواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود كه قطعی است و یا قابل تجدید نظر میباشد) عملاً ملاحظه میشود كه به مفاد ماده مزبور توجه نشده و اغلب آراء صادره به هیچیك از شقوق ماده ۲۵ قانون اصلاحی اخیر اشاره نمیشود و بعداً كه به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورایعالی ثبت به مركز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورایعالی ثبت بهمین علت دچار اشكال میگردد.لذا مجدداً تأكید میشود اولاً مدیران كل ثبت مناطق دقت كنند در آراء صاده هیئت نظارت صریحاً قید گردد كه رأی صادره مستند به كدامیك از فراز ماده ۲۵ اصلاحی قانون است ثانیاً در مواردیكه به رأی هیئت نظارت اعتراض میشود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند كه رأی هیئت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ كه در موقع اظهار نظر و اخذ تصمسم ادارات كل امور املاك و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند، لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را مورد نظر قرار داده و بمفاد آن كاملاً عمل نمایند.بخشنامه ۴۱۷۶/۳-۱۷/۷/۵۳
۳۹۷
قید بندهای ماده ۲۵ در آراء صادره هیئت نظارت
بند ۳۹۷- با اینكه در قسمت اخیر ماده ۵ آئیننامه مربوط به اجرای تبصره ۲ از ماده ۲۵ اصلاحی و تبصره ۲ ماده ۱۴۴ قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء ادره از هیئتهای نظارت تصریحاً قید شود كه (قطعی است یا قابل تجدید نظر میباشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجرء در بعضی از آراء هیئتهای نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذكور نشده لذا بدینوسیله اعلام میشود كه مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نكته را ب اعضای هیئت نظارت خاطرنشان نمایند.
۳۹۸
شمول ماده ۱۷ آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض به املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت
بند ۳۹۸- در مورد املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده ۱۷ آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالیكت معارض و تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثب اجراء گردد.بخشنامه ۴۵۸۸/۳-۱۳/۸/۵۳
۳۹۹
چگونگی و دقت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت
بند ۳۹۹- چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارشهای ارسالی به مراجع مربوطه فرستاد نمیشود یعنی موردیكه تعیین تكلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعكس موردیكه تعیین تكلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز بطرح موضوع در هیئت نظارت دارد گزارش را بعنوان سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك و اسناد ارسال میدارند كه نتیجتاً موجب تبادل مكاتبه بین ادارات مذكور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مالا سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع میگردد، لذا اكیداً متذكر میشود كه رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارشهای تنظیمی را قبل از امضاء كاملاً مطالعه نموده و دقت كافی نمایند كه اولاً گزارش بعنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً در گزارش مستند قانونی خود را ذكر نمایند مثلاً در مورد
اجرای ماده ۱۱ قانون ثبت كه از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا در مورد شكایاتی كه از عملیات اجرائی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض میشود كه رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هئیت نظارت است. مستقیماً به ثبت منطقه با ذكر مواد قانونی و اینكه
مورد را مشمول كدامیك از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانون میدانید گزارش در مواردی كه گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسا واحدهای ثبتی با مشكلی مواجه میشوند كه نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربطوه ارسال تا در صورت لزوم حسب
مورد از ادارات امور املاك یا امور اسناد استعلام نمایند، در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده ۲ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض) و ماده ده آئیننامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجه بدستور ۱۴۰۰-۱/۴/۱۳۵۳ اقدام نمایند. بخشنامه شماره ۶۹۸۳/۳-۱۸/۱۰/۵۲
۴۰۰
ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق ( برگرفته از سایت محضرچی mahzarchi.ir)
بند ۴۰۰- اخیراً مشاهده میشود بعضی از واحدهای ثبتی مشكلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره كل امور املاك یا اسناد سازمان ثبت گزارش و كسب تكلیف مینمایند و این امر علاوه بر اختلالی كه از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امورد ایجاد میكند موجبات، ركود بیش از حد كارها و نارائی ارباب رجوع را فراهم مینماید. لذا موكداً یادآور میشود كه رؤسای واحدهای ثبتی با توجه به وظائف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشكلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتیكه با مشكلی مواجه شدند كه رفع آن واقعاً در صلاحیت انها نباشد، مراتب را مشروحاً و با اظهارنظر صریح به اداره كل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مكاتبه مستقیم به اداره كل امور املاك و اسناد جداً خودداری نمایند، بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود.بخشنامه شماره ۴۷۱۹/۳-۲/۱۰/۵۸